書類の断捨離のコツ｜残す・捨てる・データ化で迷わない整理術

この記事では書類の断捨離について、判断基準や整理の仕方、書類ごとの捨て方のポイントなどを詳しく解説します。

書類を処分・保管する際の注意点や、断捨離のヒントになる考え方など参考になる情報をまとめたので、納得のいく形で整理が進められます。

種類や量などから諦めがちになる書類の断捨離ですが、コツを押さえて一つずつ作業してみましょう。

書類がすっきり整頓された状態を目指してみてください。

書類の断捨離を始める前に押さえる基本的な考え方

書類の断捨離を始めるにあたって、以下に挙げる基本的な考え方を押さえておきましょう。

• 捨てる作業ではなく「判断の作業」と捉える
• 最初から「全部きれいにしよう」と思わない
• 迷ったら保留ではなく「迷う理由」を見る
• 「残す基準」を先に決めておく
• 「今の生活」を基準に判断する

捨てる作業ではなく「判断の作業」と捉える

断捨離というと、ひたすら片付けて物を減らすというイメージを抱えがちです。

しかし書類の断捨離においては、捨てる作業ではなく判断の作業と捉えてみましょう。

ただ捨てるという作業に重きを置いていると、大事な書類までも捨ててしまう恐れがあります。

書類を減らして部屋を整頓するのが断捨離の目的ではありますが、一つずつ必要であるか判断しながら作業を進めていきましょう。

判断しながら整理を進めることで、本当に必要な書類のみを残せます。

最初から「全部きれいにしよう」と思わない

書類を断捨離すると、見た目も気分もとてもすっきりします。

その一方で、はじめからすべての書類をきれいにしようとは思わないようにしましょう。

全部の書類を片付けようとすると、時間も労力もかかり、途中で断捨離を諦めてしまう場合があります。これでは、書類の断捨離が無事完了したとはいえません。

最初から完璧な状態を目指すのは避け、捨てても良いと判断できる書類から一つずつ整理していくことが大切です。

迷ったら保留ではなく「迷う理由」を見る

部屋の中にある物の断捨離を行うとき、捨てるか迷った物は一旦保留にしておくケースが多いです。

しかし、書類の場合は、保留ではなく迷う理由を考えてみましょう。

なぜ捨てられないのか、自分にとって必要な書類だといえるのかに注目してみてください。

保留にした書類の量が多いと、整理しきれず断捨離を途中で断念することになってしまいます。

そんなとき、迷う理由を考えることで代替案が見つかったり、今の自分に必要な書類であるか判断できるようになります。

「残す基準」を先に決めておく

書類の断捨離は、いざ始めるとどこまで残しておくべきか悩んでしまいます。

そこで、断捨離に取りかかる前に書類を残す基準を決めておきましょう。

たとえば、以下の基準を満たす書類は残すと決めて、断捨離をしてみてください。

• 法令上、保管義務があるもの
• 再発行できないもの
• 金銭的価値があるもの

何を残すかを明確にしておくと、断捨離を始めた際スムーズに書類の仕分けができます。書類の断捨離では、あらかじめ「残す基準」を決めておきましょう。

「今の生活」を基準に判断する

今の自分の生活に必要なものかどうかを基準に判断するのも、書類の断捨離における考え方といえます。

今はもう必要ない過去の書類は、置いておいても見返すことがないでしょう。そのような書類は、断捨離を機に処分して良いと考えてみてください。

重要な書類は残しておく必要がありますが、今の生活に関係のないものは思い切って処分していきましょう。

明確な基準があれば、どの書類を捨てていいか悩むことなく断捨離が進められます。

残す書類・捨てる書類・一時保管する書類の判断基準

書類の断捨離を進めていく際は、以下3つの判断基準に沿って行いましょう。

• 残す
• 捨てる
• 一時保管

具体的にどんな書類を残したり捨てれば良いのか、みていきます。

残す：証明・原本・再取得困難

重要な書類は、きちんと残しておきましょう。証明や原本、再取得困難な書類は、断捨離の際に残しておくべきです。

たとえば、こんな書類が挙げられます。

• 年金、保険証券
• パスポート
• 不動産権利書
• 契約書
• 保証書

これらの書類は、残すものとして一か所に固めておくとスムーズに進められます。断捨離の際に、他の書類と混ざってうっかり捨ててしまうのを防げます。

さまざまな書類であふれている状態だと、何から手をつければ良いか悩むでしょう。そのようなときは、まず残す書類から仕分けをしてみてください。

捨てる：期限切れ・役目終了・再取得容易

書類を一つずつ確認していくなかで、捨てて良いといえるものも出てきます。

期限切れ・役目終了・再取得容易といったポイントに注目し、書類の整理をしましょう。

たとえば次のような書類が出てきたら、処分しても良いものと判断し、ゴミ袋にまとめていきましょう。

• クレジットカードの明細
• 公共料金の領収書
• 医療費の領収書
• 期限切れのチラシやDM
• 保険などの契約内容のお知らせ

もう使えない書類は、置いておいても意味がないので思い切って処分していきます。また、再度入手できるものも、今の時点で必要ないと判断できる場合は処分して良いでしょう。

一時保管：判断材料が不足しているもの

残す・捨てる書類の分別をしていくなかで、判断材料が不足しており捨てるべきか悩むものも出てきます。

そのような書類は、一時保管として一か所に集めておきましょう。今の時点で捨てて良いと判断できない書類は、捨てた後に後悔する恐れがあります。

控除の申請に使うかもしれない医療領収書や仕事に関する過去の資料など、判断が難しい書類は一旦保留にしておきましょう。

断捨離からしばらく経った頃に改めて確認し、処分するかどうかを判断してみてください。

処分するか悩む卒業アルバムの捨て方については、以下を参考にしてください。

関連記事

• 

  卒業アルバムの捨て方！個人情報に配慮した処分方法も解説

  本記事では、卒業アルバムの捨て方を紹介します。 卒業アルバムは顔写真や名前、場合によっては住所や電話番号などが記載されており、そのまま捨てるのは危険です。 自分...

  2025.12.18

  2025.12.18

書類を捨てる・残す・データ化する手順

書類の断捨離では、捨てる判断基準を参考に作業を進めることですっきり整理できます。

そこでここでは、書類の断捨離において、捨てる・残す・データ化するまでの手順をご紹介します。

以下の流れで書類の断捨離を進めてみてください。

1. 書類を一か所に集めて「全体量」を把握する
2. おおまかに3つに仮分けする
3. 「捨てる書類」を先に確定させる
4. 「残すかデータ化か」を個別に判断する
5. データ化する書類は「範囲」を決めて行う
6. 分類した書類を保管方法ごとに定着させる

1.書類を一か所に集めて「全体量」を把握する

書類の断捨離を行うにあたって、家じゅうに散らばっている書類を一か所に集めることから始めましょう。

書類を一か所に集めて、全体量を把握します。どんな書類がどれだけあるのかが目視できます。

一つひとつの部屋にある書類を順番に集め、リビングなど比較的広い場所に持ってきてください。

部屋ごとに移動して書類を片付けようとすると、その都度分別しなければならず時間と労力がかかります。途中で諦めてしまわないようにするためにも、書類を一か所に集めましょう。

2.おおまかに3つに仮分けする

書類を一か所に集めたら、次に残す・捨てる・一時保管の3つをポイントにおおまかに分別していきます。

この時点で、残すか捨てるかなどを確実に決める必要はありません。簡単で良いので、3つに分けておきましょう。

ここまでできたら、次の段階で詳しく書類の分別を行います。

3.「捨てる書類」を先に確定させる

おおまかに分けた書類のなかから、捨てるものを先に確定していきましょう。

書類の量を少しずつでも減らしていくことで断捨離できているという実感が湧き、途中で中断することなく作業できます。

捨てる書類は、ゴミ袋にまとめていきましょう。

このとき、個人情報が含まれている書類に関しては捨て方に注意が必要です。シュレッダーにかけるなど個人情報が特定できない状態にしてから、ゴミ袋に入れてください。

4.「残すかデータ化か」を個別に判断する

捨てる書類の整理ができたら、手元には残すまたは一時保管の書類が残っているでしょう。

このうち、残すと決めた書類の整理からしていくのがポイントです。残す書類は、書類そのものを残すのかデータ化するのかを一つずつ判断していきましょう。

データ化できるものは、しておくのがおすすめです。そうすることで手元に残す書類が減り、その後の片付けがしやすくなります。

ここの作業は少し時間がかかるかと思いますが、一つずつ慎重に判断していってください。

5.データ化する書類は「範囲」を決めて行う

データ化すると決めた書類は、範囲を決めて行うようにしましょう。

すべてをデータ化しようとするとデジタルゴミが増えることになり、後々の整理が大変です。必要なものだけをピックアップしてデータ化するのを意識してください。

たとえば、家電の取扱説明書なら、データ化しなくてもメーカーの公式サイトにPDFがあるため閲覧できます。ここから、データ化する必要はないといえるでしょう。

範囲を決めてデータ化し、デジタルで残すものも整理しておくことが大事です。

6.分類した書類を保管方法ごとに定着させる

最後に、書類として残すものの整理を行います。

まずは、書類の分類から始めましょう。分類の仕方は、以下を参考にしてください。

分類	保管方法
永久保管(不動産権利書など)	耐火ボックス
見るだけのもの(契約書や学校関係の書類)	種類別にクリアファイル
処理中(申込書や公共料金請求書など)	書類トレー

保管方法をきちんと決めておくと、今後書類が増えたときに適切に収納できます。大事な書類がどこにいったかわからないという事態も避けられるので、分類と保管方法までしっかり行いましょう。

仕事の書類や給与明細の断捨離でのポイント

書類のなかでも仕事関連のものや給与明細については、慎重に断捨離を進めてください。

大切なものをきちんと保管しておけるよう、以下のポイントを押さえておきましょう。

• 業務上の役割で切り分ける
• 「最新版だけ残す」を基本にする
• 用途・保存年限で判断する
• データ化とセットで考える

業務上の役割で切り分ける

仕事の書類などの断捨離では、業務上の役割から分類し、保管までを行いましょう。

役割から書類を整理して保管すると、無駄な保管が防げると同時に必要なときにすぐ取り出せます。

以下を参考に、書類の仕分けをしてみてください。

• 日常業務（見積書や請求書）：デスク上のトレーや棚に
• 法務保管（給与明細や契約書）：耐火ボックスやキャビネットに
• 読み終わった通達や期限切れの承認書：シュレッダーにかけ処分

「最新版だけ残す」を基本にする

仕事関連の書類や給与明細は、いつのものまで残しておくのかにより手元に残す書類の量と保管方法が変わってきます。

書類の断捨離を行うのなら、最新版だけを残すことに注力してみましょう。この点を意識して断捨離を進めると、書類の量をかなり減らせます。

どこに何の書類があるかがわかりやすくなり、本当に必要な書類を大事に保管できるのもメリットです。

仕事の書類は最新版を残すと決めて、過去のものを断捨離していきましょう。

用途・保存年限で判断する

捨てるか迷う仕事の書類は、用途や保存年限から判断する方法もあります。

何のために使うのかという業務目的や法令上の保存義務期間を基準に整理を進めていくと、捨てて良い書類と保管すべき書類とに分けることが可能です。

見積書など業務遂行のため進行中の書類は、業務が完了した時点で処分しましょう。

参考情報となる過去の議事録などは、データ化してから処分すると良いです。

また、仕事の書類の保存年限については以下をご覧ください。

• 給与明細：5年
• 雇用契約書：5年
• 領収書や請求書：7～10年

データ化とセットで考える

仕事の書類の断捨離は、業務上の役割や最新版だけ残す、用途・保存年限で判断するのに加え、データ化することもセットで考えましょう。

必要な書類はすべて紙で残すのではなく、データ化も検討することでよりすっきりと整理できます。

どの書類をデータ化するのかは慎重に選ぶ必要があるので、以下を参考に考えてみてください。

• 見積書
• 請求書
• 議事録
• 研修資料
• 給与明細

書類を処分・保管する際の注意点

書類を処分・保管する際には、次に記載する注意点にも気を付けながら作業を進めましょう。

• 保存年限がある書類は自己判断で捨てない
• 保管場所は安全性と取り出しやすさを両立させる
• 一時保管の書類は放置しない
• 処分する際は個人情報の扱いを最優先にする
• 処分・保管ルールを決めて再発を防ぐ

保存年限がある書類は自己判断で捨てない

仕事関連の書類など保存年限があるものは、自己判断で捨てないようにしてください。

特に、以下のような書類に関しては断捨離の際にうっかり捨ててしまわないようにしましょう。

• 不動産権利書
• 登記事項証明書
• 会計帳簿
• 源泉徴収簿
• 健康診断個人票
• 雇用契約書

家族や親戚、職場できちんと話し合いをし、捨てるかどうか決めることが大切です。保存年限がある書類の種類を確認し、それに該当するものはむやみに捨てないようにしましょう。

保管場所は安全性と取り出しやすさを両立させる

書類の断捨離といっても、種類ごとに適した保管場所が異なります。

保存年限があり個人情報などが記載されている重要書類は、人の目につきにくいところに厳重に保管しましょう。

普段確認する可能性がある請求書などの書類は、クリアファイルに入れてブックスタンドなどに立てておくと良いです。

重要な書類を保管しておくところにデータ化した書類のUSBを一緒に置いておくと、紛失するリスクを防げます。

断捨離後、必要な書類をすぐに出せるようにするためにも保管場所は意識してみましょう。

一時保管の書類は放置しない

書類の断捨離では、残す・捨てるとは別に一時保管にしたものがあるはずです。

この一時保管した書類に関して、長く放置しないようにしましょう。放置しているうちに新しい書類が増え、再び断捨離しなければならない場合があるためです。

また、重要書類がどこにあるかわからなくなり、探しているうちにさまざまな書類が混ざり合ってしまいます。

悪循環に陥る恐れがあるので、一時保管とした書類は早めに整理しましょう。

処分する際は個人情報の扱いを最優先にする

書類の断捨離では、紙の書類を減らすことに力を注ぎがちですが、捨て方にも注意が必要です。

個人情報が含まれている書類も多いはずなので、一枚ずつ確認しシュレッダーにかけるなどして適切に処分してください。

そのまま処分することで、個人情報が漏洩するリスクがあります。書類は可燃ゴミで出すことになるため、袋にまとめる前にきちんと処理をしておきましょう。

個人情報を含んだ書類をまとめて捨てるときには、不用品回収業者を利用するのも1つの手段です。

パックプランなどで、大量の書類を処分できるので、業者の活用も検討してみてください。

粗大ゴミ回収本舗 公式サイトを見る!

処分・保管ルールを決めて再発を防ぐ

書類の断捨離は、不要なものを捨てて保管するまでをきちんと行うことで再発を防げます。

月日が経つにつれ、新たに増えている書類もあるでしょう。捨てる判断基準を設け、書類ごとに保管する場所などを決めておくと、大量の書類が溜まる事態を避けられます。

再び断捨離しなければならないとなると時間と労力もかかるため、片付ける気力がわかないということも。

そのような悪循環に陥らないためにも、書類を処分・保管する際のルールを決めて日ごろから整理整頓を心がけてみてください。

断捨離でやってはいけないことと正しい進め方などは、こちらで解説しています。

関連記事

• 

  【徹底解説】断捨離でやってはいけない8つのことと正しい断捨離！

  TVでも、雑誌でも「断捨離」特集をして、断捨離熱をあおっています。多くの人が駆り立てられるように、「私も断捨離しなきゃ！」とやみくもに断捨離をはじめます。そして...

  2022.06.27

  • 断捨離

  2022.06.27

書類の断捨離にこんまり流はどこまで使える？

断捨離では、参考になるアイデアを取り入れることで順調に進められる場合があります。

では、さまざまな物の断捨離に活用できるこんまり流の考え方は、書類にも当てはまるのでしょうか？

以下の点を押さえ、活用できる部分を取り入れてみましょう。

• 書類を溜め込まない考え方を取り入れる
• 感情ではなく役割で判断する点を活かす
• こんまり流をそのまま取り入れるのはNG

書類を溜め込まない考え方を取り入れる

こんまり流片付け術から、書類を溜め込まない考え方を取り入れることができます。

いつ必要かわからない書類に関しては即シュレッダーをかけて処分というこんまり流を参考にすると、余分な書類を溜め込まずに済みます。

今使っているものや重要書類などは残しておく必要がありますが、それ以外の書類の必要性を考え、速やかに整理することで、最低限の量に抑えられるのがポイントです。

感情ではなく役割で判断する点を活かす

感情ではなく役割で書類を判断していくこんまり流片付け術も、書類の断捨離に活用できます。

書類にときめきを感じることはあまりないと思うので、どんな役割をもつものなのかに注目して捨てるか残すかを判断していきましょう。

今必要なもの、しばらく必要なもの、ずっと保管すべきものといった役割に書類を分けていくと、自身の手元に置いておくべき書類のみ残せます。

書類の断捨離は、感情ではなく役割から整理してみましょう。

こんまり流をそのまま取り入れるのはNG

書類の断捨離において、こんまり流片付け術をそのまま取り入れるのは避けましょう。

書類を溜め込まない、役割で捨てるか残すかを決めていくといった考え方は参考になります。

しかし、こんまり流である理想の暮らしを想像しながら断捨離する、ときめきで必要・不要を判断するといった方法は、書類の整理においては当てはめるのが難しいです。

そのため、こんまり流は、書類の断捨離において活用できる点を取り入れるようにしてみてください。

書類の断捨離で迷わないための判断ポイントまとめ

書類の断捨離について、基本的な考え方は整理する際の判断基準、具体的な手順などを解説しました。

注意点やこんまり流片付け術も押さえると、よりしっかりと書類の断捨離に取り組めるはずです。

一方、大量の書類以外にも断捨離したい不用品がある、分別やゴミに出すのが大変というときは「粗大ゴミ回収本舗」にご相談ください。

不用品回収のプロが在籍しているので、不用品一つずつを丁寧に分別しながら確実に回収処分まで対応いたします。

最短30分で現場に到着可能なため、書類などの断捨離でお困りの際にお気軽にお問い合わせください。

断捨離で出た不用品を、追加料金不要の格安プランでまとめて回収いたします。

詳しくは、以下の無料お見積りからどうぞ。